Mail

Allgemeine Informationen

Über Mail kommunizieren Sie mit Kommiliton*innen, Lehrpersonen und der Verwaltung. Sie erreichen den Webmailer über folgenden Link: webmail.df.eu/horde/login.php

Bitte nutzen Sie einen Emailclient!

Statt der Nutzung des Webmailers empfehlen wir die komfortablere Nutzung eines Emailclient. Da der Webmailer in seiner Funktionalität sehr eingeschränkt ist, sollte das Tool nur in Ausnahmefällen genutzt werden.

Häufige Aufgaben in Webmail:

• Speicherplatz verwalten
• Autoresponder einrichten
• Passwort ändern

Liste alternativer Mailtools:

• Emailclient
• Cloud Mail

Webmail nutzen

Anleitungen zu den wichtigsten Funktionen von Webmail

Folgend finden Sie Anleitungen zu den wichtigsten Funktionen von Webmail. Eine detaillierte Anleitung zur Nutzung von Webmail finden sie hier.

Login

1. Klicken Sie die Login-Seite des Webmailers und geben Sie Ihre Emailadresse und Ihr Passwort in die entsprechenden Formularfelder ein. Klicken Sie anschließend auf "Login":
2. Fertig!

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Speicherplatz verwalten

Der Speicherplatz in Ihrem Emailkonto ist in der Regel auf 3GB begrenzt. Wenn Sie Ihre Emails nicht über einen Client verwalten und von dort aus archivieren, kommt es immer wieder vor, dass Ihr Speichervolumen aufgebraucht ist. Da Sie dann keine Emails mehr empfangen können, sollten Sie regelmäßig Ihren Speicherplatz verwalten! Hierfür haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können Emails, die Sie nicht mehr benötigen, endgültig löschen (bspw. nach einem Jahr) oder Sie aktivieren die automatische Löschung alter Emailanhänge (empfohlen / siehe weiter unten). Noch besser ist es, wenn Sie Ihre Emails über einen Emailclient verwalten und von dort aus Ihre Daten archivieren.

Emails löschen

Sie haben die Möglichkeit manuell einzelne oder mehrere Nachrichten zu löschen. Dies bietet sich dann an, wenn Sie bspw. alle Nachrichten löschen möchten, die älter sind als ein Jahr.

1. Scrollen Sie in Ihrer Dateiliste ganz nach unten und aktivieren Sie das Häckchen links neben des zu löschenden Emaileintrags:
2. Um gleichzeitig eine Reihe mehrerer Emails zu markieren, scrollen Sie nach oben zur entsprechenden Stelle in Ihrer Emailliste. Halten Sie nun die Hochstelltaste (SHIFT) Ihrer Tastatur gedrückt und aktivieren das Häckchen neben der gewünschten Email. Die nun markierten Emails erkennen Sie an dem Häckchen auf der linken Seite der Emailliste. Alternativ können Sie auch jede zu löschende Email einzeln markieren:
3. Klicken Sie nun auf "Löschen":
4. Die Nachrichten sind nun als "gelöscht" markiert, befinden sich allerdings noch immer in Ihrem Postfach. Um die Nachrichten endgültig zu löschen, wählen Sie aus dem Menü "Sonstige" den Eintrag "Endgültig löschen". Alternativ können Sie unbeabsichtigt gelöschte Emails auf dem gleichen Weg wiederherstellen:
5. Wiederholen Sie den Vorgang so lange, bis Ihr Mailaccount wieder über ausreichend Speicherplatz verfügt.
6. Fertig!

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Automatische Löschung von Anhängen aktivieren

Mit der automatischen Löschung von Anhängen, stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit ausreichend Speicherplatz in Ihrem Emailpostfach haben. Sie können bspw. definieren, dass Anhänge von Emails, die älter als 6 Monate sind, gelöscht werden. Dies geschieht allerdings nur dann, wenn Sie sich in Ihrem Webmailer einloggen und die Löschung bestätigen.

1. Klicken Sie nach dem Login auf das "Einstellungen-Symbol" und wählen aus den Untermenü "Benutzereinstellungen"→"Webmail":
2. Klicken Sie auf "Login Tasks" ganz rechts:
3. Klicken Sie auf "Erweiterte Einstellungen anzeigen":
4. Geben Sie im oberen Feld den gewünschten Zeitraum ein, nach dem Anhänge gelöscht werden sollen und klicken anschließend auf "Speichern":
5. Beim nächsten Login in Ihren Webmailer haben Sie die Möglichkeit alte Anhänge Ihrer Emails zu löschen. Hierfür klicken Sie auf "Anmeldeaufgaben durchführen" (Bitte stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Dateien vorher an anderer Stelle gesichert haben):
6. Fertig!

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Passwort ändern / Passwort vergessen

Um Ihr Passwort zu ändern benötigen Sie Ihr bisheriges Passwort. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben oder keinen Zugriff mehr auf Ihr Konto haben, wenden Sie sich bitte an unseren Helpdesk.

1. Klicken Sie auf folgenden Link webmail.df.eu/horde/login.php und klicken Sie auf "Passwort ändern":
2. Geben Sie Ihre Emailadresse und Ihr Passwort in die entsprechenden Formularfelder ein und klicken Sie auf "Anmelden":
3. Klicken Sie auf Passwort ändern und vergeben Sie ein sicheres Passwort. Klicken Sie anschließend auf "Änderungen übernehmen":
4. Fertig!

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Autoresponder einrichten

Sie haben die Möglichkeit einen Autoresponder einzurichten, falls Sie bspw. Ihre Emails für einen längeren Zeitraum nicht lesen oder beantworten können.

1. Öffnen Sie die Login-Seite des Webmailers über folgenden Link webmail.df.eu/horde/login.php und klicken Sie auf "Passwort ändern" (Sie möchten zwar Ihr Passwort nicht ändern, gelangen über den angegebenen Link allerdings auch zu den Autoresponder-Einstellungen):
2. Geben Sie Ihre Emailadresse und Ihr Passwort in die entsprechenden Formularfelder ein und klicken Sie auf "Anmelden":
3. Klicken Sie auf den Reiter "Autoresponder" und anschließend auf das Häckchen "aktiv". Editieren Sie Nachricht, Betreff und Zeitraum nach Ihren Bedürfnissen. Klicken Sie zum Abschluss auf "Änderungen übernehmen":
4. Fertig!

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Emailclient

Über einen Emailclient haben Sie die Möglichkeit, Ihre Emails komfortabel und übersichtlich zu verwalten. Die Nutzung eines Emailclients ist zu empfehlen! Folgend finden Sie grundlegende Anleitungen zur Einrichtung Ihres Emailclients. Eine umfassende Dokumentation zur Einrichtung von Emailclients finden Sie hier.

Empfohlene Emailclients

• Mail (macOS): Die Software ist auf Ihrem Betriebssystem vorinstalliert und muss nicht heruntergeladen werden.
• Outlook (MS Windows): outlook.live.com
• Thunderbird (macOS, Windows, Linux): www.thunderbird.net
• Selbstverständlich können Sie auch für Ihr mobiles Endgerät alle gängigen Clientapps verwenden.

Emailclient einrichten

Mail (macOS)

1. Öffnen Sie über den Menüpunkt Mail→Einstellungen die Programmeinstellungen Ihres Clients und klicken anschließend auf Accounts:
2. Klicken Sie auf das +-Symbol (Account hinzufügen) unten links, dann auf Anderer Mail-Account … und schließlich auf Fortfahren:
3. Fügen Sie Ihren Namen, Ihre Emailadresse und Ihr Passwort in die entsprechenden Felder ein und klicken auf Anmelden:
4. Achten Sie im nächsten Einstellungsfester auf die verbleibenden leeren Formularfelder:
   1. Als Benutzername tragen Sie ebenfalls Ihre Emailadresse ein.
   2. Als Server für eintreffende Mails geben Sie sslin.df.eu an.
   3. Als Server für ausgehende Mails geben Sie sslout.df.eu an.
   4. Klicken Sie abschließend auf Anmelden.
5. Wenn Sie Ihre Notizen nicht mit Ihrem Account synchronisieren möchten, deaktivieren Sie Notizen (empfohlen) und klicken Sie auf Fertig:
6. Klicken Sie auf den neu erstellten Eintrag links in der Account-Liste und überprüfen Sie Ihre Einstellungen. Geben Sie zunächst unter Beschreibung bspw. Ihre Emailadresse an und klicken dann auf Servereinstellungen:
7. Unter Email-Ausgangsserver geben Sie nun noch als Benutzername Ihre Emailadresse an:
8. Sollten sich Ihr Client nicht mit Ihrem Account verbinden können, deaktivieren Sie das Häckchen Verbindungseinstellungen automatisch verwalten und füllen die nun sichtbaren Felder wie folgt aus und klicken anschließend auf Sichern:
   1. Port: 465
   2. Aktivieren Sie das Häckchen "TLS/SSL verwenden"
   3. Authentifizierung: Passwort
9. Fertig!

Feedback & Hilfe

Outlook (MS Windows)

Eine Anleitung zur Einrichtung von Outlook finden Sie hier.

Thunderbird (macOS, MS Windows, Linux)

Eine Anleitung zur Einrichtung von Thunderbird finden Sie hier.

Serverinformationen

Verschlüsselte Verbindung nutzen (empfohlen)

Um beim Empfang und Versand Ihrer E-Mails eine SSL-verschlüsselte Verbindung zu nutzen, hinterlegen Sie bitte die folgenden Serverinformationen:

Posteingangsserver / POP3
Adresse: sslin.df.eu
Port: 995
Verbindungssicherheit: SSL oder TLS

Posteingangsserver / IMAP
Adresse: sslin.df.eu
Port: 993
Verbindungssicherheit: SSL oder TLS

Postausgangsserver
Adresse: sslout.df.eu
Port: 465
Verbindungssicherheit: SSL oder TLS

Benutzername ist Ihre E-Mail-Adresse. Bitte beachten Sie: Falls Sie STARTTLS nutzen, lautet der Port für den Postausgangsserver 25 statt 465. Mehr zum Unterschied zwischen POP3 und IMAP erfahren Sie weiter unten bzw. hier.

Unverschlüsselte Verbindung nutzen (nicht empfohlen)

Tragen Sie die folgenden Servernamen ein, wenn Sie Ihre E-Mails über eine unverschlüsselte Verbindung empfangen und senden möchten:

{

Was ist der Unterschied zwischen POP3 und IMAP?

Die E-Mail-Protokolle POP3 und IMAP handhaben das Abrufen von E-Mails unterschiedlich.

Wird das POP3-Protokoll für ein E-Mail-Postfach verwendet, werden E-Mails beim Abrufen vom Server gelöscht und lokal im E-Mail-Programm gespeichert. Werden die E-Mails regelmäßig abgerufen, kann so der auf dem E-Mail-Server benötigte Speicherplatz gering gehalten werden.

Bei Verwendung von IMAP für ein E-Mail-Postfach werden E-Mails nicht vom Server gelöscht, sondern verbleiben auf dem E-Mail-Server. Ähnlich wie beim Aufrufen einer Webseite wird eine E-Mail nur temporär zur Ansicht im E-Mail-Programm heruntergeladen. Bei Verwendung von IMAP können über das E-Mail-Programm Unterordner direkt auf dem Server eingerichtet werden, um z.B. E-Mails zu sortieren. Außerdem ist es möglich, gesendete Nachrichten direkt auf dem E-Mail-Server zu speichern. Der Vorteil: Sie können z.B. per Webmail mobil auf Ihre E-Mails zugreifen - z.B. von Ihrem PC zu Hause oder bei der Arbeit. Ein Punkt, den Sie bei der Nutzung beachten sollten: Durch die serverseitige Speicherung von E-Mails wird bei Verwendung des IMAP-Protokolls i.d.R. mehr Speicherplatz für ein Postfach benötigt, als bei Verwendung von POP3.

Speicherplatz im Emailclient verwalten

Sie können Ihren Accountspeicherplatz direkt aus Ihrem Emailclient heraus verwalten. Löschen Sie hierfür einfach nicht mehr benötigte Emails aus Ihrem Postfach oder archivieren Sie alte Emails lokal auf Ihrem Computer. Achten Sie bitte darauf, dass gelöschte Emails zunächst noch im Papierkorb Ihres Clients verbleiben und nach wie vor Speicherplatz benötigen. Erst nach der endgültigen Leerung Ihres Papierkorbs wird in Ihrem Account Speicherplatz frei. Sie haben zudem die Möglichkeit nur die Anhänge alter Emails zu löschen. Konsultieren Sie für die Löschung und Archivierung von Emails bzw. Anhängen bitte die Dokumentation Ihrer Clientsoftware.